С 1 марта 2023 года работодатели должны применять единые требования к составу и форматам электронных кадровых документов. Соответствующие нормы закреплены приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н.

Напомним, Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ внес в ТК РФ новые нормы, которые устанавливают правила применения электронного документооборота в сфере трудовых отношений. В частности, в ТК РФ внесена новая статья 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Она содержит правовые основы для оформления только в электроном виде большинства кадровых документов (к ним относятся трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности и порядка 30 видов других кадровых документов).

Для повышения эффективности электронного документооборота в сфере трудовых отношений, а также обеспечения возможности передачи электронных кадровых документов из информационных систем работодателей ‎в иные информационные системы Минтруд подготовил и утвердил Единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

В частности, согласно требованиям, документ, связанный с работой, оформленный в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, должен состоять из следующих структурных элементов:

• основная часть электронного документа, связанного с работой;
• приложение к основной части электронного документа, связанного с работой (при наличии), представленного в виде файла;
• электронная подпись (при наличии) основной части документа и приложения к основной части, представленная в виде файлов электронной подписи и сформированная в соответствии с требованиями законодательства РФ;
• машиночитаемая доверенность, выданная для подписания электронного документа, связанного с работой;
• описание электронного документа, связанного с работой.

При этом основная часть электронного документа, связанного с работой, должна представлять собой файл в формате PDF/A. Файлы приложений в случае их наличия, должны быть представлены в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных. Описание электронного документа, связанного с работой, должно формироваться в структурированном виде, в отдельном файле формата XML.

Согласно приказу, указанные требования вступили в силу с 1 марта 2023 года.

Источник: https://buh.ru/news/uchet_nalogi/164893/